Sử dụng quản lý tài liệu chung

Hệ thống quản lý tài liệu chung sẽ quản lý tài liệu làm việc của tất cả cán bộ nhân viên trong công ty trên máy chủ của công ty, mỗi cán bộ nhân viên sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu riêng và được phân quyền thao tác với từng kho dữ liệu riêng của công ty.

Xin hãy liên hệ với bộ phận văn phòng để có thông tin về tài khoản hoặc các hướng dẫn sử dụng khác.

Liên kết thư mục tài liệu trên máy trạm với máy chủ

1. Nhấp chuột phải vào thư mục cần liên kết, chọn vào SVN Checkout... như hình dưới đây

2. Tiếp theo, màn hình liên kết sẽ hiển thị như sau:

Nhập địa chỉ https://10.8.7.17/[tên kho dữ liệu] vào ô URL of repository

Nhập địa chỉ thư mục trên máy trạm vào ô Checkout directory

Khuyến nghị: Nên tạo 01 thư mục chung cho tất cả các tài liệu tại công ty.

Để nguyên các thiết lập mặc định khác

Bấm OK để lưu lại

Đẩy tài liệu hoặc cập nhật thay đổi tải liệu

1. Đẩy tài liệu lên máy chủ

Thao tác này nhằm mục đích đẩy tài liệu lên máy chủ để đảm bảo lưu trữ và nếu có người khác cùng soạn thảo tài liệu thì có thể có phiên bản mới nhất.

Các bước thực hiện như sau:

1. Đóng tài liệu đang soạn thảo (nếu đang mở)

2. Nhấp phải chuột vào tài liệu hoặc thư mục tài liệu đã liên kết (hoặc thư mục bên trong có chứa tài liệu), chọn SVN Commit... trên menu như màn hình dưới đây:

Sau khi chọn SVN Commit, màn hình đẩy tài liệu hiển thị như dưới đây:

3. Chọn tài liệu cần đẩy lên

Bước này sẽ phải chọn các tài liệu cần đẩy, có 02 cách:

- Chọn All (tất cả), phần mềm sẽ đẩy hết các tài liệu có thay đổi lên máy chủ

- Hoặc chọn từng tài liệu cần đẩy

4. Sau đó bấm Ok để xác nhận và đợi phần mềm đẩy dữ liệu. Sau khi phần mềm đẩy xong sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo, bấm tiếp Ok để đóng lại.

Như vậy tài liệu đã được đẩy lên, nếu có người dùng khác cùng sử dụng tài liệu, khi ấy chỉ cần thực hiện thao tác Cập nhật dữ liệu thì phần mềm sẽ tải phiên bản vừa được đẩy lên về.

2. Cập nhật dữ liệu mới

Thao tác này nhằm lấy hết các thay đổi của tài liệu (nếu có) về máy trạm trong trường hợp tài liệu được cập nhật bởi nhiều người khác nhau

Các bước thực hiện như sau:

2. Nhấp phải chuột vào tên tài liệu hoặc thư mục chứa tài liệu trên máy trạm cần cập nhật, chọn SVN Update trên menu hiển thị

Sau khi bấm chọn SVN Update, phần mềm sẽ tự động thực hiện lấy phiên bản dữ liệu mới nhất (nếu có). Sau khi thực hiện xong, hợp thoại hiện ra thống kê các tài liệu được cập nhật, bấm Ok để đóng lại. Dữ liệu đã được cập nhật mới nhất.

Khuyến nghị: Trước khi làm việc với tài liệu nào đó thì nên thực hiện thao tác Cập nhật dữ liệu mới này để đảm bảo luôn có phiên bản mới nhất, hệ thống sẽ tự bỏ qua nếu không có sự thay đổi.

Lưu ý: Sự khác nhau giữa nhấp phải chuột trên tài liệu và thư mục

- Nếu nhấp phải chuột vào thư mục và chọn SVN Update thì hệ thống sẽ lấy phiên bản mới nhất (nếu có) của tất cả các tài liệu trong thư mục đang chọn

- Nếu nhấp phải chuột vào tài liệu và chọn SVN Update thì hệ thống chỉ lấy phiên bản mới nhất (nếu có) của tài liệu đó. Các tài liệu khác trong cùng thư mục sẽ không thay đổi.

Nhân viên IT sẽ cài đặt các tiện ích để hỗ trợ giám sát sự thay đổi của các tài liệu mà người dùng có quyền truy cập trên máy trạm, sao cho phần mềm sẽ tự động thông báo cho người dùng khi có bản cập nhật dữ liệu mới trên máy chủ.

Các vướng mắc trong quá trình sử dụng, xin liên hệ với bộ phận văn phòng để có thông tin hướng dẫn chi tiết.