1. Chức năng

Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty các vấn đề liên quan đến các công tác: Công tác Quản trị Hành chính Văn Phòng, Công tác Tổ chức cán bộ, Công tác truyền thông, CNTT, Công tác an ninh, đối ngoại, Công tác thi đua, khen thưởng, các công tác khác liên quan trong lĩnh vực Phòng quản lý

2. Nhiệm vụ

2.1 Công tác Quản trị - Hành chính Văn Phòng:

• Đối nội: Công tác nội vụ cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lý thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
• Đối ngoại: Tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến Công ty. Xử lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của Phòng.
• Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn.
• Xây dựng các quy chế, quy định, nội quy: Quy chế sử dụng con dấu, Quy định về chấm dứt HĐLĐ, Quy chế quản lý Văn bản, Quy chế quản lý hồ sơ tài liệu, Quy chế sử dụng xe, Quy chế đi công tác và chế độ công tác phí, Nội quy làm việc của Công ty.
• Soạn thảo văn bản, trình Ban lãnh đạo Công ty ký các văn bản, đối nội, đối ngoại và phải chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Công ty về giá trị pháp lý của văn bản đó.
• Thừa lệnh Tổng Giám đốc được ký các văn bản như giấy mời họp, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, Sao lục các văn bản, thông báo nội dung cuộc họp…khi có công việc cần thiết, đột xuất của Công ty, thông qua các Trưởng Phòng được điều động cán bộ Phòng đó để phối hợp, tham gia công việc.
• Kiểm soát, chịu trách nhiệm về các chi phí thường xuyên của Công ty: điện; nước; văn phòng phẩm, theo dõi quản lý mua sắm tài sản, thiết bị Văn Phòng; theo dõi quản lý điều động xe con của Công ty phối hợp với Phòng VT-TB theo dõi định mức nhiên liệu, kiểm tu, dự trù sửa chữa các xe, tìm các cơ sở sửa chữa uy tín báo cáo trình Ban lãnh đạo phê duyệt (đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí).
• Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị Văn Phòng.
• Chủ trì tổ chức các sự kiện của Công ty và phối hợp với các Phòng/Ban đơn vị trực thuộc.
• Thực hiện một số công việc khác theo sự chỉ đạo, phân công của Lãnh đạo Công ty.

2.2 Về công tác Quản lý Tòa nhà Văn Phòng:

• Quản lý, sửa sữa, bảo dưỡng, duy tu các hoạt động của Tòa nhà Văn Phòng Công ty.

2.3 Công tác bảo vệ:

• Bảo vệ tài sản Công ty và tài sản người lao động trong địa phận Công ty.
• Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn Công ty.
• Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng.

2.4 Công tác Phòng cháy, chữa cháy:

• Đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ
• Ban hành theo thẩm quyền nội quy và biện pháp về phòng cháy và chữa cháy.
• Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy định về phòng cháy và chữa cháy.

2.5 Công tác phục vụ:

• Chịu trách nhiệm công tác vệ sinh Công ty.
• Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác Văn Phòng.

2.6 Công tác Tổ chức cán bộ:

• Tham mưu cho Lãnh đạo về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý, xây dựng chức năng nhiệm vụ, định biên trong từng giai đoạn phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
• Lập kế hoạch tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ. Tiếp nhận, bố trí, sắp xếp cán bộ, tạm dừng, chấm dứt HĐLĐ.
• Quản lý cán bộ công nhân viên, tham mưu Tổng Giám đốc trình quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật CBCNV.
• Quản lý và lưu trữ thông tin về hồ sơ lý lịch của người lao động: Hồ sơ CBCNV, hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm, lý lịch công tác và các thông tin cần thiết khác.

2.7 Công tác chế độ chính sách đối với người lao động:

• Giải quyết các thủ tục liên quan đến các chế độ chính sách và bảo hiểm xã hội cho CBCNV các: Hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.
• Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật
• Công tác nâng lương.

2.8 Công tác truyền thông:

• Khai thác, soạn thảo nội dung, đăng tải các thông tin và quản trị website của Công ty: Cập nhật thường xuyên hình ảnh, bài viết và các sự kiện, hoạt động, tin tức của công ty về mọi mặt trên website; Cập nhật thường xuyên hình ảnh của Dự án, công trường theo tiến độ, viết bài đăng tải lên website.
• Hàng ngày báo cáo tổng hợp các sự vụ, điểm nóng, các khó khăn tồn tại cần giải quyết trên tất cả các công trường, Dự án của Công ty để lãnh đạo kịp thời giải quyết.
• Sử dụng, quản lý trí tuệ, từng bước từ tổng thể đến chi tiết, ứng dụng thực tế để quản lý Công ty nâng cao hiệu quả SXKD.
• Quản lý hạ tầng CNTT.
• Hỗ trợ các Phòng/Ban, đơn vị liên quan đến CNTT.

3. Nhiệm vụ chung

• Phối hợp với các Phòng ban để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp;
• Phối hợp với các Phòng/ban liên quan tham gia xây dựng, soạn thảo, hiệu chỉnh các Quy chế và Quy định quản lý trình Ban lãnh đạo phê duyệt ban hành.
• Xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến liên tục các quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Người phụ trách

Mrs. Quách Thị Kim Sinh

Điện thoại: (+84) 000 000 000

Email: SinhQTK@cienco873.com.vn